לפני שהכרנו את מערכת ניהול התורנויות של פגישונים, ניהול לוחות התורנויות בבית הספר היה כאוס מוחלט. לוחות אקסל מיושנים, טבלאות שנוספו עוד ועוד עמודות, ובקשות חופשה שהגיעו במיילים ובפתקיות – כל אלה יצרו סיר לחץ מתמיד. כל שינוי קטן בלוח התורנויות דרש שעות של עבודה, והסיכוי לטעות היה גדול. המורים היו מתוסכלים מהחוסר בשקיפות, ורכז/ת התורנויות היה/י שרוי/ה במרוץ אינסופי נגד השעון. הכל השתנה ברגע שהחלטנו להטמיע את המערכת החדשה. זה היה כמו להחליף מכונית ישנה במכונית ספורט. המערכת לא רק אוטומטית את תהליך יצירת לוחות התורנויות, אלא גם סיפקה לנו כלים מתקדמים לניהול ותכנון. ומה עם רכז/ת התורנויות? במקום לבזבז שעות על ניהול טבלאות, הם יכולים להתמקד בתכנון אסטרטגי, בניתוח נתונים ובשיפור התהליכים. הדוחות המפורטים שמספקת המערכת מאפשרים להם לזהות מגמות, לחזות את הצרכים העתידיים של בית הספר, ולקבל החלטות מושכלות לגבי איוש התורנויות. והמנהלים? הם נהנים משקיפות מלאה על ניהול כוח האדם, יכולת לקבל החלטות מבוססות נתונים, ושיפור היעילות הכללית של בית הספר.

כמרכז תורנויות, התמודדתי תמיד עם אתגר של ניהול לוחות זמנים מורכבים והבטחת כיסוי מלא של כל התורנויות. מאז שהטמענו את מערכת ניהול התורנויות החדשה, חווינו מהפך של ממש. המערכת אוטומטית את רוב התהליכים, החל מיצירת לוחות הזמנים ועד למעקב אחר נוכחות. זה חיסך לי שעות עבודה יקרות ואיפשר לי להתמקד במשימות אסטרטגיות יותר. בנוסף, הדוחות המפורטים שמספקת המערכת מאפשרים לי לקבל החלטות מושכלות לגבי איוש התורנויות, ניצול משאבים וזיהוי צווארי בקבוק. אני ממליץ בחום על המערכת לכל מרכז תורנויות שרוצה לשפר את היעילות והדיוק של התהליכים שלו.

כרכזת תורנויות, תמיד חיפשתי דרכים לשפר את שביעות הרצון של המורים. מאז שהטמענו את מערכת ניהול התורנויות החדשה, חווינו שיפור משמעותי. המערכת מאפשרת למורים לקבל גישה נוחה וזמינה ללוח התורנויות שלהם, להגיש בקשות חופשה בקלות ולעקוב אחר שינויים. זה חוסך להם זמן ומאמצים ומאפשר להם להתמקד בהוראה. בנוסף, השקיפות וההגינות של התהליך תרמו לשיפור האווירה בבית הספר. המורים מרגישים שהם שותפים פעילים בתכנון לוחות התורנויות ומעריכים את ההקשבה לצרכים שלהם.

כרכזת תורנויות, הייתי אחראית על תכנון וניהול לוחות הזמנים של כל צוות המורים בבית הספר. לפני שהטמענו את מערכת ניהול התורנויות החדשה, התהליך היה ארוך ומייגע, והיה כרוך בשעות רבות של עבודה ידנית עם גיליונות אקסל. כל שינוי קטן, כמו בקשה לחופשה או מחלה, דרש התאמות ידניות בכל הלוח, מה שהוביל לעיתים קרובות לטעויות ולבלבול. בנוסף, השקיפות לגבי לוחות הזמנים הייתה מוגבלת, מה שהקשה על המורים לתכנן את זמנם ולפתור בעיות בזמן אמת. הטמעת המערכת החדשה שינתה את כללי המשחק. המערכת אוטומטית את רוב התהליכים, החל מיצירת לוחות הזמנים ועד למעקב אחר נוכחות המורים. זה חיסך לי שעות עבודה יקרות ואיפשר לי להתמקד במשימות חשובות יותר, כמו פיתוח תוכניות לימודים חדשות ושיפור שיתוף הפעולה בין המורים.