Wie digitale Genehmigungen Schulsekretärinnen Zeit sparen

Das Schulsekretariat ist das organisatorische Herz jeder Bildungseinrichtung. Zwischen der Verwaltung von Dokumenten, der Bearbeitung von Elternanfragen, der Koordination von Ausflügen und Veranstaltungen sowie der täglichen Zusammenarbeit mit dem Personal steht die Sekretärin vor einer enormen Arbeitsbelastung. Ein Bereich, der besonders viel Zeit in Anspruch nimmt, ist die Verwaltung von Einverständniserklärungen der Eltern mit der traditionellen papierbasierten Methode. Der Umstieg auf digitale Genehmigungen kann diese Realität vollständig verändern.

Ein Tag im Leben einer Schulsekretärin: Vor und nach der Digitalisierung

Um das Ausmaß der Zeitersparnis zu verstehen, vergleichen wir den Arbeitsablauf vor und nach dem Umstieg auf digitale Genehmigungen.

Vorher – Der papierbasierte Prozess:

• Das Formular am Computer vorbereiten und für den Druck formatieren.
• Hunderte von Kopien je nach Schülerzahl drucken.
• Formulare an Klassenlehrer verteilen, die sie an die Schüler weitergeben.
• Tagelang warten, bis die Formulare von den Eltern zurückkommen.
• Formulare von den Lehrern einsammeln und nach Klassen sortieren.
• Prüfen, wer unterschrieben hat und wer nicht, und eine Liste der fehlenden Formulare erstellen.
• Manuell Erinnerungen an Eltern senden, die die Formulare nicht zurückgegeben haben.
• Den Einsammlungsprozess wiederholen, bis alle Genehmigungen vorliegen.
• Die unterschriebenen Formulare ablegen und aufbewahren.

Nachher – Der digitale Prozess:

• Die Genehmigung im System erstellen und mit einem Klick an die Eltern senden.
• Eltern erhalten eine Benachrichtigung und genehmigen direkt vom Smartphone.
• Das System sendet automatische Erinnerungen an diejenigen, die noch nicht genehmigt haben.
• Echtzeit-Nachverfolgung des Genehmigungsstatus über ein Dashboard.
• Alles wird automatisch dokumentiert und organisiert.

Zeitersparnis: Die Zahlen sprechen für sich

In einer durchschnittlichen Schule mit 500 Schülern kann der papierbasierte Genehmigungsprozess für einen Jahresausflug die Sekretärin zwischen 8 und 12 Arbeitsstunden kosten. Mit einem digitalen System reduziert sich derselbe Prozess auf nur 30 Minuten: 10 Minuten für die Erstellung und den Versand der Genehmigung, den Rest erledigt das System automatisch.

Wenn man diese Einsparungen mit der Anzahl der Genehmigungen multipliziert, die eine Schule im Laufe des Jahres versendet – darunter Ausflüge, Aktivitäten, Gesundheitserklärungen und Fotoeinwilligungen – summiert sich das auf Dutzende oder sogar Hunderte eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr.

Automatische Erinnerungen: Niemanden mehr nachlaufen

Eine der anstrengendsten Aufgaben im papierbasierten Prozess ist das Nachlaufen hinter Eltern, die Formulare nicht zurückgegeben haben. Mit dem Einverständniserklärungssystem von Pgishonim werden Erinnerungen automatisch an Eltern gesendet, die noch nicht unterschrieben haben. Das System kümmert sich in voreingestellten Intervallen um die Erinnerung der Eltern, ohne dass sich die Sekretärin überhaupt damit befassen muss.

Das Ergebnis: Die Rücklaufquoten der Genehmigungen steigen deutlich, und die Sekretärin wird von einer sich wiederholenden und mühsamen Aufgabe befreit.

Echtzeit-Nachverfolgung und Berichte

Anstatt Formulare manuell zu zählen und Tabellen zu erstellen, zeigt ein digitales System den Genehmigungsstatus in Echtzeit über ein übersichtliches Dashboard an:

• Wie viele Eltern genehmigt haben: Anzahl und Prozentsatz der eingegangenen Genehmigungen.
• Wer noch nicht genehmigt hat: Eine detaillierte Liste der Eltern, die noch unterschreiben müssen.
• Fertige Berichte: Zusammenfassende Berichte nach Klasse, Jahrgangsstufe oder Veranstaltung mit einem einzigen Klick erstellen.
• Vollständiger Verlauf: Zugriff auf alle im Laufe des Jahres gesendeten Genehmigungen, ohne in physischen Ordnern suchen zu müssen.

Digitales Archiv: Keine überquellenden Aktenschränke mehr

Bei der papierbasierten Methode müssen unterschriebene Formulare über lange Zeiträume aufbewahrt werden. Schränke voller Ordner, die Suche nach einem bestimmten Formular, das vor Monaten unterschrieben wurde, und die Angst, wichtige Dokumente zu verlieren. Mit einem digitalen System werden alle Genehmigungen organisiert und sicher in der Cloud gespeichert. Das Finden einer bestimmten Genehmigung dauert nur Sekunden, und die Informationen sind jederzeit verfügbar und zugänglich.

Zusammenfassung

Der Umstieg auf digitale Genehmigungen ist einer der wirkungsvollsten Schritte, die eine Schule unternehmen kann, um ihre Verwaltungsabläufe zu optimieren. Die Zeitersparnis ist erheblich, die Eltern schätzen die Bequemlichkeit, und die Informationen bleiben organisiert und zugänglich. Anstatt Stunden mit Drucken, Verteilen, Einsammeln und Ablegen zu verbringen, kann die Sekretärin ihre Zeit wichtigeren Aufgaben widmen, die ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern.